OGGETTO: Informativa ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 13-14, Reg UE 2016/679 relativi alla tutela del trattamento dei dati personali.

Nella sua qualità di “Titolare” e di “Interessato”, cioè di soggetto alla quale si riferiscono i dati oggetto del trattamento e/o sono da Lei gestiti in responsabilità, desideriamo metterLa al corrente degli elementi essenziali dei trattamenti effettuati.

Finalità del trattamento.

La raccolta ed il trattamento dei dati personali sono effettuati al fine di condurre:

• l’adempimento di tutte le operazioni imposte da obblighi normativi, delle disposizioni fiscali e tributarie derivanti dallo svolgimento dell’attività di impresa e delle prescrizioni previste in materia di antiriciclaggio;
• l’instaurazione e l’esecuzione dei rapporti contrattuali in corso;

• le operazioni strettamente connesse e strumentali all’avvio dei suddetti rapporti, ivi compresa l’acquisizione di informazioni preliminari alla conclusione del Contratto;

• la gestione dei rapporti con il Cliente per attività di amministrazione, contabilità, ordini, spedizioni, fatturazione, servizi, gestione dell’eventuale contenzioso;

• la rilevazione del grado di soddisfazione della clientela, l’elaborazione di statistiche ad uso interno;

• compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale sia con modalità di contatto automatizzate (posta elettronica, altri sistemi di comunicazione a distanza tramite reti di comunicazione come, in via meramente esemplificativa: sms, mms, whatsapp) sia tradizionali (posta cartacea), da parte dei Titolari;

• l’eventuale valutazione del fornitore sulla base delle specifiche ISO 9001:2015, D.Lgs 196/03 e del GDPR UE 2016/679; la gestione e l’esecuzione delle necessarie pratiche doganali in caso di attività di import/export, compresa la giacenza presso propri magazzini doganali e l’assistenza in ispezione da parte delle Autorità Preposte;
•  l’esecuzione dei servizi di trasporto, logistica e di gestione delle spedizioni di merci richiesti;
• la conservazione della merce affidata in fermo-deposito;
• l’esecuzione di tutte le pratiche necessarie alla corretta e completa gestione della spedizione e/o della merce in transito;
•  la gestione e l’esecuzione delle necessarie pratiche doganali in caso di attività di import/export, compresa la giacenza presso propri magazzini doganali e l’assistenza in ispezione da parte delle Autorità Preposte;

Antiriciclaggio e Antiterrorismo. Il conferimento dei dati previsti dalla normativa in materia di Antiriciclaggio e Antiterrorismo è obbligatorio e l’eventuale rifiuto di rispondere preclude la prestazione professionale richiesta e può comportare la segnalazione dell’operazione al competente organo di vigilanza. Al riguardo si precisa che il trattamento dei dati personali connesso agli obblighi antiriciclaggio avrà luogo avendo riguardo alle specifiche modalità di esecuzione imposte agli operatori non finanziari dal Regolamento in materia di identificazione e conservazione delle informazioni previsto dall’art. 3 comma 2, del D.Lgs. n. 56/2004 ed adottato con D.M. n. 143/2006. Altre informazioni potrebbero altresì essere tratte da fonti pubbliche per ottemperare agli obblighi di cui al D.Lgs. 231/2007. Modalità di trattamento. Il trattamento dei dati per le finalità esposte ha luogo con modalità sia automatizzate, su supporto elettronico o magnetico, sia non automatizzate, su supporto cartaceo, nel rispetto delle regole di riservatezza e di sicurezza previste dalla legge, dai regolamenti conseguenti e da disposizioni interne. Luogo di trattamento. I dati vengono attualmente trattati ed archiviati presso la sede operativa della scrivente, in Via Monte Pasubio 212/E, Zanè (Vi). Sono inoltre trattati, per conto della scrivente, da professionisti e/o società incaricati di svolgere attività tecniche, di sviluppo, gestionali e amministrativo – contabili. Natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati. Alcuni dati sono indispensabili per l’instaurazione del rapporto contrattuale o per la sua esecuzione, mentre altri si possono definire accessori a tali fini. Il conferimento dei dati alla scrivente è obbligatorio per i soli dati per cui è previsto un obbligo normativo o contrattuale. Conseguenze di un eventuale rifiuto al conferimento. Nei casi in cui il conferimento dei dati è previsto da un obbligo normativo o contrattuale, l’eventuale rifiuto metterebbe il Fornitore nelle condizioni di non poter dare esecuzione o prosecuzione al Contratto in quanto costituirebbe un trattamento illecito. Nei casi in cui non sia previsto alcun obbligo di legge al conferimento dei dati, il rifiuto non sortirebbe le conseguenze di cui sopra ma impedirebbe comunque di dare esecuzione alle operazioni accessorie. ENERGY ANALITICS S.R.L. Zanè (VI) 36010, Via Monte Pasubio 212/E Codice Fiscale e Partita Iva: 04510640271 Cap. Soc. Euro 10.000,00 – Iscr. Reg. Imp. di VI n. 04510640271 – n. REA VI-389058 T. 0421 1765652 T. 0445 365602 F. 0445 1712076 @: amministrazione@energyanalitics.it pec: amministrazione@pec.energyanalitics.it ENERGY ANALITICS S.R.L. Zanè (VI) 36010, Via Monte Pasubio 212/E Codice Fiscale e Partita Iva: 04510640271 Cap. Soc. Euro 10.000,00 – Iscr. Reg. Imp. di VI n. 04510640271 – n. REA VI-389058 T. 0421 1765652 T. 0445 365602 F. 0445 1712076 @: amministrazione@energyanalitics.it pec: amministrazione@pec.energyanalitics.it

Comunicazione dei dati.

Ferme restando le comunicazioni e diffusioni effettuate in esecuzione di obblighi di legge, i dati relativi alla Vostra Persona giuridica potranno essere comunicati in Italia e/o all’estero a:

• Professionisti e consulenti, società di consulenza, società di factoring, istituti di credito, società di recupero crediti, società di assicurazione del credito, società di informazioni commerciali, aziende operanti nel settore del trasporto;
• Enti Pubblici e privati, anche a seguito di ispezioni o verifiche come, ad esempio: Amministrazione Finanziaria, Organi di Polizia Tributaria, Autorità Giudiziarie, Ufficio italiano Cambi, Ispettorato del Lavoro, ASL, Enti Previdenziali, ENASARCO, Camera di Commercio, etc.;
• Altre aziende (v. punto specifico seguente);
• Soggetti che possono accedere ai Vostri dati in forza di disposizione di legge;

I dati sensibili, ancorché trattati in forma del tutto anonima, non saranno oggetto di alcuna forma di diffusione e/o cessione, fatto salvo il caso di stretta collaborazione con strutture idonee allo sviluppo, implementazione, realizzazione ed assistenza su software da noi sviluppati e/o commercializzati esclusivamente per il raggiungimento dei fini acclarati dalla presente e dietro specifica autorizzazione scritta da parte Vostra.

Tempi di conservazione dei dati:

I dati forniti verranno conservati presso i nostri archivi secondo i seguenti parametri:

• Per le attività di amministrazione, contabilità, ordini, gestione della preventivazione e dell’intero flusso di produzione, assistenza e manutenzione, spedizione, fatturazione, servizi, gestione dell’eventuale contenzioso: 10 anni come stabilito per Legge dal disposto dell’art. 2220 C.C., fatti salvi eventuali ritardati pagamenti dei corrispettivi che ne giustifichino il prolungamento;
• Per le finalità di marketing per 2 anni.

Diritti dell’interessato.

Relativamente ai dati personali medesimi il Cliente può esercitare i diritti previsti dall’art. 7 del D.Lgs. n. 196/2003 (di cui viene allegata copia) nei limiti ed alle condizioni previste dagli articoli 8, 9 e 10 del citato decreto legislativo. Può esercitare altresì i diritti previsti dagli Art. 15,16,17,18,20 del Regolamento UE 2016/679.

In caso di sottoscrizione di una qualsiasi forma di consenso al trattamento, si fa presente che l’interessato può revocarlo in qualsiasi momento, fatti salvi gli adempimenti obbligatori previsti dalla normativa vigente al momento della richiesta di revoca, contattando il Titolare del trattamento ai recapiti di seguito riportati.

I citati diritti potranno essere da Lei esercitati anche mediante l’invio di comunicazioni al seguente indirizzo di posta elettronica: amministrazione@pec.energyanalitics.it o mediante lettera raccomandata A/R all’indirizzo della sede legale corredato da fotocopia del suo documento di identità, con il seguente testo: <<revoca del consenso al trattamento di tutti i miei dati personali>>. Se desidera avere maggiori informazioni sul trattamento dei Suoi dati personali, ovvero esercitare i diritti, può inviare una raccomandata A/R al seguente indirizzo della sede legale. Prima di poterLe fornire, o modificare qualsiasi informazione, potrebbe essere necessario verificare la Sua identità e rispondere ad alcune domande. Una risposta sarà fornita al più presto.

Titolare e Responsabile del trattamento.

Il titolare del trattamento, al quale Lei potrà rivolgersi per far valere i diritti di cui all’art. 7 sopra trascritto, ENERGY ANALITICS srl Responsabile del trattamento è ENERGY ANALITICS srl.

DAL REGOLAMENTO UE 2016/679

Art. 15 (diritto di accesso), 16 (diritto di rettifica) del Reg. UE 2016/679.

L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e in tal caso, di ottenere l’accesso ai dati personali e alle seguenti informazioni:

1. a. le finalità del trattamento;
2. b. le categorie di dati personali in questione;
3. c. i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali;
4. d. il periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo;
5. e. l’esistenza del diritto dell’interessato di chiedere al titolare del trattamento la rettifica o la cancellazione dei dati personali o la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento;
6. f. il diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo;
7. g. l’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione e, almeno in tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l’importanza e le conseguenze previste di tale trattamento per l’interessato.

Diritto di cui all’art. 17 del Reg. UE 2016/679– diritto alla cancellazione («diritto all’oblio»)

L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo e il titolare del trattamento ha l’obbligo di cancellare senza ingiustificato ritardo i dati personali, se sussiste uno dei motivi seguenti:

1. a. i dati personali non sono più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati;
2. b. l’interessato revoca il consenso su cui si basa il trattamento conformemente all’articolo 6, paragrafo 1, lettera a), o all’articolo 9, paragrafo 2, lettera a), e se non sussiste altro fondamento giuridico per il trattamento;
3. c. l’interessato si oppone al trattamento ai sensi dell’articolo 21, paragrafo 1, e non sussiste alcun motivo legittimo prevalente per procedere al trattamento, oppure si oppone al trattamento ai sensi dell’articolo 21, paragrafo 2;
4. d. i dati personali sono stati trattati illecitamente;
5. e. i dati personali devono essere cancellati per adempiere un obbligo legale previsto dal diritto dell’Unione o dello Stato membro cui è soggetto il titolare del trattamento;
6. f. i dati personali sono stati raccolti relativamente all’offerta di servizi della società dell’informazione di cui all’articolo 8, paragrafo 1 del Reg. UE 2016/679

Diritto di cui all’ art. 18 Diritto di limitazione di trattamento

L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la limitazione del trattamento quando ricorre una delle seguenti ipotesi:

1. a. l’interessato contesta l’esattezza dei dati personali, per il periodo necessario al titolare del trattamento per verificare l’esattezza di tali dati personali;
2. b. il trattamento è illecito e l’interessato si oppone alla cancellazione dei dati personali e chiede invece che ne sia limitato l’utilizzo;
3. c. benché il titolare del trattamento non ne abbia più bisogno ai fini del trattamento, i dati personali sono necessari all’interessato per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;
4. d. l’interessato si è opposto al trattamento ai sensi dell’articolo 21, paragrafo 1, Reg UE 2016/679 in attesa della verifica in merito all’eventuale prevalenza dei motivi legittimi del titolare del trattamento rispetto a quelli dell’interessato.

Diritto di cui all’art.20 Diritto alla portabilità dei dati

L’interessato ha il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che lo riguardano forniti a un titolare del trattamento e ha il diritto di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento senza impedimenti da parte del titolare del trattamento